La convocation à l’assemblée générale de copropriété est un acte juridique essentiel : sans convocation conforme, l’AG peut être annulée et toutes les décisions prises peuvent être contestées. La loi fixe des règles précises sur le délai d’envoi, le contenu, le mode de transmission et les destinataires.
En 2026, l’envoi par mail des convocations s’est largement développé, mais il reste soumis à des conditions strictes : accord préalable du copropriétaire, signature électronique, traçabilité. Cet article fait le point sur les délais légaux, les modalités d’envoi et les règles à respecter pour sécuriser vos assemblées générales.
Léa Syndic, syndic professionnel agréé, applique systématiquement ces règles et utilise des outils digitaux qui simplifient la gestion des convocations pour les copropriétés.
Qu’est-ce qu’une convocation à l’AG de copropriété ?
La convocation à l’assemblée générale de copropriété est le document officiel par lequel le syndic informe les copropriétaires de la tenue d’une AG, de l’ordre du jour et des modalités pratiques (date, heure, lieu, possibilité de visioconférence). Elle est régie par les articles 9 à 13 du décret du 17 mars 1967.
Sans convocation conforme, l’assemblée générale est entachée d’irrégularité. Les copropriétaires absents ou non destinataires d’une convocation valable peuvent demander l’annulation des décisions prises, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal.
Quel délai légal pour la convocation AG de copropriété ?
Le délai d’envoi de la convocation est fixé par l’article 9 du décret du 17 mars 1967. La convocation doit être notifiée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long.
Ce délai de 21 jours est un délai franc, c’est-à-dire qu’il ne tient pas compte du jour de la notification ni du jour de l’AG. Point essentiel : il commence à courir à compter de la réception de la convocation par le copropriétaire (date de première présentation pour la lettre recommandée, date d’envoi confirmée pour la convocation électronique), et non à compter de l’envoi.
En pratique, il faut donc prévoir 25 jours : les 21 jours légaux, auxquels s’ajoutent environ 4 jours de délais postaux pour les envois en lettre recommandée avec accusé de réception. Concrètement, si l’AG est fixée au 30 juin, la convocation doit être expédiée au plus tard le 5 juin pour être réceptionnée par le copropriétaire au plus tard le 9 juin. Cette marge de sécurité est indispensable pour éviter tout risque de contestation lié à un retard d’acheminement postal.
Que contient la convocation à une assemblée générale ?
Le contenu de la convocation est strictement encadré. Elle doit comporter :
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale (ou les modalités de connexion en cas d’AG en visioconférence).
- L’ordre du jour détaillé, avec les résolutions soumises au vote, telles qu’elles seront formulées en séance.
- Les documents nécessaires à la prise de décision : projet de budget prévisionnel, comptes annuels, devis pour les travaux votés, contrats de syndic en cas de mise en concurrence.
- Les modalités de vote par correspondance, avec le formulaire prévu à cet effet.
- Les conditions d’accès à l’éventuelle visioconférence (lien, identifiants, procédure).
- L’indication des règles de majorité applicables à chaque résolution.
Une convocation incomplète peut entacher la régularité de l’AG. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’usage d’un syndic professionnel apporte une sécurité juridique appréciable.
L’envoi par mail de la convocation à l’AG est-il autorisé ?
Oui, l’envoi par mail (ou plus largement, par voie électronique) de la convocation est autorisé depuis la loi ALUR. Il est aujourd’hui largement pratiqué, mais soumis à plusieurs conditions cumulatives.
Première condition : le copropriétaire doit avoir donné son accord exprès, par écrit, pour recevoir ses convocations par voie électronique. Cet accord peut être donné par tout moyen permettant d’en attester (mail, formulaire papier, signature dans l’espace client). Il peut être révoqué à tout moment.
Deuxième condition : le mode de transmission doit garantir l’identification du destinataire et la confidentialité du contenu. C’est pourquoi un simple mail sans signature électronique n’est pas suffisant. Il faut utiliser une plateforme qui permet de tracer l’envoi, la réception et l’identité du destinataire.
Troisième condition : la copie de la convocation doit pouvoir être conservée. La plateforme utilisée doit donc générer un accusé de réception électronique, conformément aux exigences réglementaires.
Les autres modes d’envoi de la convocation
À côté de l’envoi par voie électronique, plusieurs modes d’envoi traditionnels restent valables :
- Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : c’est le mode classique, qui garantit la preuve de l’envoi et de la date de présentation.
- Remise contre émargement : la convocation peut être remise en main propre, à condition de signer un récépissé daté.
- Acte d’huissier (commissaire de justice) : utilisé en cas de litige ou de copropriétaire injoignable, ce mode est sécurisé mais plus coûteux.
Le choix du mode d’envoi doit tenir compte du profil de chaque copropriétaire et de son accord éventuel pour la voie électronique. Dans la pratique, un syndic professionnel combine ces modes selon les situations.
Qui doit recevoir la convocation à l’AG ?
La convocation à l’assemblée générale doit être adressée à tous les copropriétaires, c’est-à-dire à toute personne titulaire d’un droit de propriété sur un lot de la copropriété. Cela inclut les indivisaires, les usufruitiers et les nus-propriétaires, selon les règles prévues par le règlement de copropriété et la loi.
En cas d’indivision, la convocation est adressée au représentant de l’indivision, désigné par les indivisaires. En cas de démembrement (usufruit / nue-propriété), la convocation est adressée à celui qui a la qualité de copropriétaire au sens de l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965, généralement l’usufruitier pour les questions courantes.
Pour les bailleurs absents, il est essentiel de tenir à jour le registre des copropriétaires, avec une adresse de notification valide. Un défaut de mise à jour peut conduire à un défaut de convocation valable.
Les sanctions en cas de convocation irrégulière
Une convocation irrégulière (délai non respecté, contenu incomplet, mode d’envoi non valable) peut entraîner l’annulation de l’AG et des décisions qui y ont été prises. Le copropriétaire absent ou non régulièrement convoqué dispose d’un délai de deux mois, à compter de la notification du procès-verbal, pour saisir le tribunal judiciaire en annulation.
Pour limiter ce risque, le syndic professionnel veille au strict respect des règles légales et à la traçabilité de chaque envoi. C’est l’une des garanties qu’apporte le syndic agréé, en complément de sa responsabilité civile professionnelle.
Pourquoi choisir Léa Syndic pour la gestion de vos AG
Léa Syndic est un syndic professionnel agréé qui combine outils digitaux et accompagnement humain pour la préparation des assemblées générales. Nous proposons :
- Des AG en visioconférence sécurisées, conformes aux exigences légales, avec un dispositif technique adapté à toutes les tailles de copropriété.
- Un envoi des convocations par voie électronique avec traçabilité complète, pour les copropriétaires qui ont donné leur accord.
- Un accompagnement juridique sur la formulation des résolutions et la conduite de l’AG.
- Un espace client en ligne où chaque copropriétaire retrouve sa convocation, l’ordre du jour, les documents joints et, après l’AG, le procès-verbal.
Pour en savoir plus, consultez la page AG en visioconférence et demandez un audit gratuit de votre situation actuelle.
FAQ : convocation AG de copropriété
Quel est le délai légal pour convoquer une AG ?
Le délai légal est de 21 jours francs avant la date de l’AG, conformément à l’article 9 du décret du 17 mars 1967. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court.
Faut-il vraiment compter 25 jours et non 21 ?
Légalement, le délai est de 21 jours francs avant l’AG, mais il court à compter de la réception de la convocation, pas de son envoi. Pour les convocations en lettre recommandée, il faut donc ajouter environ 4 jours de délais postaux, ce qui revient à expédier la convocation au moins 25 jours avant la date de l’AG. Cette précaution évite tout risque de contestation pour défaut de délai.
Peut-on envoyer la convocation à l’AG par simple mail ?
Non, pas sans précaution. La convocation par voie électronique suppose l’accord exprès du copropriétaire, une plateforme qui garantit l’identification du destinataire, la traçabilité de l’envoi et la conservation d’une copie. Un mail classique sans ces garanties ne suffit pas.
Qui signe la convocation à l’AG ?
C’est le syndic qui convoque l’AG et signe la convocation. Le conseil syndical peut demander l’inscription de points à l’ordre du jour, mais c’est le syndic qui est responsable de la convocation.
Que faire si je n’ai pas reçu ma convocation ?
Si vous n’avez pas reçu votre convocation dans le délai légal, contactez immédiatement votre syndic. Si l’AG s’est tenue sans convocation valable de votre part, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire en annulation, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal.
Peut-on faire figurer plusieurs résolutions sur un même ordre du jour ?
Oui, un ordre du jour peut contenir autant de résolutions que nécessaire. Chaque résolution doit être formulée précisément, avec la majorité applicable indiquée. Une résolution non inscrite à l’ordre du jour ne peut pas faire l’objet d’un vote valable.
Quelle traçabilité Léa Syndic assure-t-il sur les envois électroniques ?
Notre plateforme génère un accusé d’envoi et un accusé de réception électroniques pour chaque convocation. Tous les documents sont également archivés dans l’espace client de la copropriété, consultables à tout moment.
Conclusion
La convocation à l’AG de copropriété obéit à des règles précises : délai de 21 jours francs, contenu complet, mode d’envoi traçable. L’envoi par mail est autorisé, mais sous conditions strictes. Le respect scrupuleux de ces règles est essentiel pour sécuriser les décisions prises en assemblée générale.
Pour bénéficier d’une gestion rigoureuse de vos AG et d’outils digitaux performants, contactez les conseillers Léa Syndic. Notre audit administratif gratuit vous permet d’évaluer la conformité de votre situation actuelle.